Systemy obiegu dokumentów

Czym są systemy obiegu dokumentów?

Proponowany przez nas system obiegu dokumentów umożliwia uporządkowanie sposobu działania i komunikowania się pracowników w przedsiębiorstwie. Dzięki takiemu rozwiązaniu, jak elektroniczny obieg faktur czy usprawniony obieg dokumentów możliwe jest kreowanie nowych sposobów organizacji firmy. Obszar, w którym narzędzie to można wykorzystać, obejmuje wszystkie powtarzalne procesy – począwszy od negocjacji umów, dekretacji faktur, akceptacji wydatków czy delegacji, jak również uzgadnianie wniosków urlopowych i procesów specyficznych dla działania nowego przedsiębiorstwa.

System elektronicznego obiegu dokumentów jest alternatywą dla komunikacji ustnej oraz podpisywania dokumentów papierowych. Wszystko zastępują odpowiednio przygotowane elektroniczne formularze. Każda operacja wykonana na takim formularzu zostaje natychmiast zarchiwizowana. Jej rejestracja odbywa się automatycznie, przez co można dokładnie określić czas jej wykonania, wskazać osobę, która dokonała zmiany lub akceptacji (istnieje możliwość określenia osób, które mają prawo akceptacji spraw na różnych etapach).

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie sprawdzi się najbardziej w przypadku obsługi procesów wielokrotnie powtarzanych oraz wieloetapowych (złożonych), wymagających zaangażowania wielu osób. Takie rozwiązanie staje się gwarancją pełnej kontroli nad wszystkimi, rozpoczętymi i będącymi w toku zdarzeniami biznesowymi – aż po ich ostateczną finalizację. W ten sposób żadna z umów lub faktur nie zaginie i zostanie w prawidłowy sposób zarchiwizowana. To także gwarancja, że poszczególne etapy realizacji będą się odbywać zgodnie z przyjętym harmonogramem realizacji.
System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala także na automatyczne informowanie osób odpowiedzialnych za konkretny etap realizacji o zbliżającym się terminie, wymagającym konkretnych działań. Nasze rozwiązanie sprzyja więc prawidłowej oraz płynnej realizacji zleceń.

Co więcej – procesy bardzo złożone, angażujące wielu specjalistów, mogą być w ten sposób odpowiednio optymalizowane.

W przypadku skomplikowanych, wieloetapowych procesów realizacji, opartych na dokumentacji papierowej, bardzo częstą praktyką jest mimowolne unikanie poszczególnych procedur dokumentacyjnych. W oczywisty sposób przekłada się to na znaczne utrudnienia w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem oraz doskonalenia procesów.

Nowoczesny obieg dokumentów w firmie to także sposobność na określenie, jak w rzeczywistości funkcjonuje przedsiębiorstwo. Na etapie uruchamiania systemu często trzeba dopracować zakładane modele do rzeczywistych warunków. Gdy system już funkcjonuje w przedsiębiorstwie, zarząd i kluczowi pracownicy uzyskują nowe możliwości w kreowaniu zmian organizacyjnych.

Nasza oferta, którą tworzy intuicyjny w obsłudze system obiegu dokumentów, obejmuje nie tylko samo narzędzie, ale również pełne wsparcie przy jego wdrożeniu. Naszym Klientom pomagamy także w utrzymaniu funkcjonalności systemu, jego rozbudowie oraz optymalnym wykorzystaniu.

Funkcjonalność systemu

Oferowany przez nas system obiegu dokumentów pozwala pracownikom prowadzić sprawy i zarządzać dokumentami w postaci w pełni cyfrowej, bez użycia papieru. Jest to rozwiązanie w pełni wygodne, bezpieczne i przynoszące wymierne oszczędności. Najistotniejsze cechy proponowanego narzędzia to:

  • kompletna obsługa korespondencji – możliwość nadzorowania jej obiegu;
  • swobodny i zgodny z procedurami przepływ dokumentów;
  • system obsługuje dokumenty dostarczone papierowo i elektronicznie;
  • faktury, umowy etc. wprowadzone do systemu są rejestrowane i opisywane w sekretariacie;
  • każdy dokument przez proces dekretacji jest kierowany do właściwego pracownika;
  • podczas dekretacji można określić termin realizacji sprawy;
  • na podstawie terminu realizacji system automatycznie generuje przypomnienie dla pracownika i informację dla przełożonego;
  • wszystkie umowy, faktury, raporty etc. są segregowane w elektroniczne sprawy i teczki;
  • dokumenty różnego typu można łączyć w grupy – np. wg projektu;
  • dokumenty wytworzone przez pracowników podlegają akceptacji przełożonych, następnie – zaakceptowane – trafiają do sekretariatu do wydrukowania i wysłania lub bezpośrednio do adresata pocztą elektroniczną,
  • pracownicy mogą wyszukiwać spraw i dokumentów na podstawie metryki – identyfikator sprawy, nazwa klienta, data otrzymania dokumentu, itp.

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów dla Firm

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to rozwiązanie wprowadzające także dodatkową funkcjonalność. Jest nią:

  • wprowadzanie zeskanowanych dokumentów;
  • automatyczna numeracja dokumentów wg ustalonych schematów numeracji;
  • automatyczna archiwizacja zakończonych spraw i starych dokumentów;
  • obsługa dokumentów OpenOffice;
  • definiowanie przez uprawnionych użytkowników struktury organizacyjnej – podział na oddziały, zależności między pracownikami, uprawnienia dostępu do informacji;
  • elastyczne tworzenie rejestrów dokumentów i dowolnych informacji – dla każdego wpisu w rejestrze zapisywana jest data i osoba tworząca lub modyfikująca ten wpis.

Co oferujemy?

1. Szczegółowa analiza sposobu funkcjonowania obiegu dokumentów w firmie.

Wdrożenie zaproponowanego przez nas rozwiązania zawsze zaczynami od szczegółowej analizy obecnych strategii stosowanych w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możemy dokładnie przyjrzeć się procedurom stosowanym w Państwa przedsiębiorstwie – ocenić ich strukturyzację, poziom bezpieczeństwa oraz wpływ na sprawną realizację projektów.

W przypadku dużych przedsiębiorstw wszelkie procedury działania są zazwyczaj doskonale zdefiniowane. Jednak, jak nasze wieloletnie doświadczenie wskazuje, w sytuacjach, w których do ich użytkowania czy też stosowania nie jest wykorzystywany system informatyczny, do codziennych działań wkrada się wiele wyjątków. Jest to rezultat braku precyzyjnej kontroli.

Przeprowadzona przez naszych specjalistów analiza pozwoli przygotować konkretne propozycje obiegu. Uwzględnią one również sam sposób ich wdrożenia, przy jednoczesnej analizie potencjalnych ryzyk oraz obszaru interesów objętych proponowanym przez nas projektem wdrożeniowym. Mamy pełną świadomość tego, że projekty te różnią się między sobą i są uzależnione od potencjału i zakresu realizowanych w ramach obiegu działań. W przypadku systemów małych – wystarczająca okazuje się motywacja i dokładność jednego pracownika. Jeżeli jednak mamy do czynienia z systemami wielodepartamentowymi – wówczas najkorzystniejszym rozwiązaniem okazuje się kilkuetapowe wdrożenia. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów w firmie niemal natychmiast przynosi wymierne korzyści.

Wielokrotnie mieliśmy okazję obserwować, jak drastyczne zmiany i radykalne modyfikacje zamiast wspomagać, hamują rozwój organizacji. Dlatego też z pełną odpowiedzialnością doradzamy naszym Klientom działanie stopniowe. Pierwszym krokiem niech będzie informatyzacja obecnych procedur. System elektronicznego obiegu dokumentów oparty na znanych pracownikom procedurach jest rozwiązaniem, które powinno bez najmniejszych problemów zostać wprowadzone do codziennych nawyków związanych z obsługą sekretariatu oraz realizacją projektów. Takie działanie pozwoli również na wykonanie bardzo ważnego kroku – strukturyzacji sposobu działania przedsiębiorstwa oraz zmian w obszarze wyjątków, które dotychczas wprowadzały chaos w organizacji i funkcjonalności firmy.

Jakie z tego wynikają korzyści? Dzięki wdrożeniu powyższej strategii zarząd przedsiębiorstwa może otrzymać bardzo silne narzędzie do kierowania rozwojem. Wprowadzenie zmian, czyli sięgnięcie po elektroniczny obieg dokumentów w firmie, to także doskonały sposób na przeprowadzenie wnikliwej analizy obecnych strategii oraz przedstawienie ewentualnej propozycji zmian, mających na celu usprawnienie obecnych działań.

2. Implementacja procesów obiegu dokumentów w postaci programu komputerowego dostępnego dla pracowników firmy poprzez przeglądarkę WWW.

Po przeprowadzonej analizie można przejść do implementacji systemu. Jeżeli współpracujemy z klientami, którzy dysponują własną technologią – jesteśmy w stanie zintegrować nasze działania z jej wymaganiami. Przygotowywane przez naszych ekspertów systemy sprawnie działają w oparciu o bazę MS SQL Server, Oracle czy też rozwiązania z otwartym źródłem. Jesteśmy także przygotowani do rozbudowy rozwiązań, które wzrastają na standardach XPDL lub BPEL.

We wszystkich przypadkach wdrożenia elektronicznego systemu dokumentów w firmie stosujemy technologie przeglądarkowe. Jeżeli klient wymaga, aby nasze rozwiązania były dostępne także poza wewnętrzną siecią informatyczną – integrujemy je z pocztą e-mail oraz telefonami komórkowymi.

 

3. Integracja z systemami wewnętrznymi firmy, takimi jak struktura pracowników, system kadrowy, system zamówień.

Jedną z najistotniejszych cech obiegu dokumentów w firmie – szczególnie jeżeli mówimy o dużych przedsiębiorstwach – jest jego pełna integracja z systemami wewnętrznymi. Nadrzędnym zadaniem dostarczanych przez nas rozwiązań jest automatyzacja pracy i minimalizacja ryzyka pomyłek. Dbamy o to, aby tworzone przez nas narzędzia nie służyły powielaniu dokumentacji oraz poszczególnych kroków proceduralnych. Z tego też względu największym krokiem inwestycyjnym w przypadku dużych przedsiębiorstw jest przygotowanie dopasowanych interfejsów integrujących obiegi z kluczowymi systemami.

Integrację zawsze przeprowadzamy w sposób całkowicie dostosowany do obecnych systemów. Może ona nastąpić w kolejności przez nas preferowanej, czyli z następujących kroków:

  • implementacja web-service’ów przez dostawcę systemu;
  • implementacja przesyłania wiadomości poprzez infrastrukturę ESB;
  • integracja poprzez systemy BPEL lub XPDL;
  • użycie mechanizmu komunikacji specyficznego dla aplikacji.

Oczywiście kluczową rolę w sprawnej integracji odgrywa zaangażowanie specjalistów z działu IT danego przedsiębiorstwa.

4. Rozbudowa i aktualizacja elektronicznych obiegów dokumentów funkcjonujących obecnie w przedsiębiorstwie.

Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że rozwój przedsiębiorstwa determinuje także konieczność rozwoju systemów obiegów dokumentów. Niezbędna jest ich aktualizacja, rozszerzenie czy też dostosowanie do nowym wymogów. Warto także zwrócić uwagę na sytuacje, w których po wdrożeniu nowych rozwiązań, zastosowane systemy nie są aktywnie używane. Może to być skutkiem niewłaściwego planowania – albo przygotowania systemów pod kątem technologii, nie zaś użytkownika, albo też ich projektowanie nie uwzględniło rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki wiedzy i doświadczeniu jesteśmy w stanie przyjrzeć się obecnej sytuacji, odnaleźć przyczynę istniejących problemów oraz zadbać o wprowadzenie odpowiednich zmian – tak na poziomie technicznym, jak i organizacyjnym.

5. Doradztwo w zakresie analizy funkcjonowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, w tym dostarczanie raportów analitycznych dla zarządu i kluczowych pracowników oraz implementację platformy analitycznej umożliwiającej kontrolę procesów również na średnim szczeblu zarządzania.

Jedna z oczywistych korzyści wynikających z zastosowania systemu obiegu dokumentów jest gwarancja funkcjonowania ustalonego sposobu działania przedsiębiorstwa. Jednak nie można pominąć także i dodatkowych korzyści, wśród których jest również możliwość zgromadzenia danych dotyczących sposobu korzystania z narzędzia. Uzyskane informacje mogą służyć dalszemu rozwojowi firmy. Z pewnością pomogą również w zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM – Business Process Management).

By móc w możliwie jak najefektywniejszy sposób analizować dane, należy zintegrować je z hurtownią danych przedsiębiorstwa lub też zbudować taką hurtownię, jeżeli firma ową nie dysponuje. Oczywiście niezbędna jest także właściwa interpretacja wyników analizy, dlatego też oferujemy usługi outsourcingu w tym zakresie.

6. Usługi doradcze w zakresie optymalizacji procesów biznesowych.

Wiedza, doświadczenie oraz umiejętność całkowitego dostosowania się do indywidualnych potrzeb naszych Klientów pozwala nam świadczyć kompleksowe usługi doradcze. Wsparcie to z pewnością pomoże Państwu w realizacji zamierzonych celów biznesowych.

 

Klienci

Firma Atinea Sp. z o.o. od września 2015 roku świadczy dla nas kompleksową obsługę większości wewnętrznych aplikacji i systemów opartych o platformę Microsoft SharePoint.

ARP