O jakich aplikacjach mowa? Z reguły są to skrypty lub makra stworzone w Excelu i Access, wspomagane językiem Visual Basic. I fascynujące w tym wszystkim jest to, że historia powstania tych aplikacji dla wszystkich firm jest praktycznie taka sama!

Skąd w firmach biorą się takie aplikacje?

Zaczyna się od tego, że dział firmy ma coraz więcej pracy, z którą zaczyna się nie wyrabiać. W efekcie ludzie są przytłoczeni mozolną pracą, ale muszą ją wykonywać. Okazuje się jednak, że w dziale pracuje jeden sprytny człowiek, który wie jak ułatwić sobie życie. Ten sprytny człowiek stworzył sobie arkusz w Excelu, dzięki któremu zautomatyzował pewne czynności i obliczenia, i usprawnił swoją pracę.

Niedługo potem wszyscy w dziale korzystali z jego dobroczynności, ale on nie osiadł na laurach i dalej usprawniał swoje dzieło. Po kilku latach zrobił się z tego system kilku lub kilkudziesięciu powiązanych ze sobą aplikacji, które działają na zasadzie: „tutaj wpisz, skopiuj i wyślij do Janka, on to wklei u siebie, przepisze wynik i prześle dalej…”

I na pierwszy rzut oka wszystko jest w porządku, bo w sprytny sposób i prawie zerowym kosztem praca działu została usprawniona. Problem pojawia się wtedy, gdy twórca systemu odchodzi z firmy – bo nikt nie wie jak zadbać o te aplikacje. I prawdopodobnie nikt nie wie, jak one działają.

I tutaj właśnie pojawia się duże ryzyko dla bezpieczeństwa danych w takiej firmie.

Czy takie aplikacje na pewno są bezpieczne?

Jakie mogą to być zagrożenia? No cóż, tutaj wyobraźnia wyznacza limit. Moglibyśmy wymieniać i wymieniać bez końca, jakie luki mogą kryć się w takich aplikacjach i w jaki sposób inni mogą wykorzystać je przeciwko firmie.

Zamiast tego, przytoczę jeden, ale za to dobitny przykład. I co ważniejsze – nie jest on wymyślony.

Pewna firma miała w swoim dziale taki właśnie system i jak zawsze, historia jego powstania była dokładnie taka sama, jaką przytoczyłem wyżej. System ten działał, lecz jego twórca już w firmie nie pracował. Z tego powodu nikt nie potrafił go rozbudować o nowe funkcje, nie mówiąc już o przeglądzie i bieżącej obsłudze. Więc wzięliśmy ten system pod lupę.

Zaczęliśmy standardowo – od rozmowy z klientem i użytkownikami systemu, aby poznać jego działanie w teorii. Z reguły etap ten daje nam bardzo ogólny pogląd na jego strukturę, ale… Już w jego trakcie zapaliła nam się czerwona lampka, gdy ze strony klienta padły słowa, że system przetwarza pliki .pfd na dokumenty tekstowe.

No dobrze, ale w jaki sposób to robi?

Klient nie wiedział. Nie mogąc tego tak zostawić, poprosiliśmy o dostęp do systemu, aby móc go sprawdzić na własną rękę. Zrozumienie całego procesu nie było trudne, wystarczyło prześledzić drogę dokumentu, od wprowadzenia go do systemu, do jego obróbki na dokument tekstowy.

I oczywiście dowiedzieliśmy się, w jaki sposób ta obróbka się odbywała. I co tu wiele mówić – sprawa była naprawdę nieciekawa.

Mały system – duże zagrożenie

To trochę ironiczne, że takie małe systemiki, z których korzystają pracownicy do wykonywania prostych, powtarzalnych czynności, mogą stanowić prawdziwe zagrożenie dla dobra firmy. A jednak tak jest. Dzieje się tak z wielu powodów, a najważniejszy z nich jest taki, że ludzie, którzy tworzyli te systemy, nie byli wykwalifikowanymi programistami. Każdy programista wie, jak ważne jest bezpieczeństwo danych i wie, w jaki sposób o nie zadbać. Tymczasem ciężko wymagać, aby pracownik administracyjny taką wiedzę posiadał. On i tak mocno ułatwił procesy w firmie, a że w trakcie tych usprawnień nie przemyślał wszystkich kwestii bezpieczeństwa? Trudno go za to winić.

Co więc działo się z tymi dokumentami .pdf, które miały zostać obrobione na pliki tekstowe?

System wysyłał je na NIEZABEZPIECZONY, zewnętrzny serwer, który oferuje darmową obróbkę takich plików! Czy to było sprytne rozwiązanie? Jak najbardziej, ale… zastanówmy się, jakie tworzy to ryzyko dla firmy. Czy chciałbyś, aby ktoś (na przykład duża, konkurencyjna firma) uzyskał dostęp do Waszych dokumentów takich jak:

• Korespondencja z kancelarią prawną
• Pisma od klientów (te często zawierają poufne dane, wliczając w to dane klienta, wyceny usług i inne warunki współpracy)
• Dane ważnych pracowników
• Korespondencja wewnętrzna
• Umowy z dostawcami/klientami
• Korespondencja z innymi podmiotami i urzędami państwowymi

Czy coś jeszcze? Wstaw tutaj dowolne dokumenty, których ujawnienie mogłoby w jakikolwiek sposób zagrozić Twojej firmie. Czy chciałbyś, aby bez niczyjej wiedzy lądowały one na niezabezpieczonym serwerze, którego właściciel może przechwytywać je bez problemu (i zgodnie z prawem!), a potem szantażować firmę lub sprzedać je do konkurencji?

Czy Twoje oprogramowanie jest bezpieczne?

Z oprogramowaniem nie ma żartów. Niejeden profesjonalny system informatyczny ma błędy i luki, które umożliwiają wyciek informacji, ale w przypadku takich amatorskich aplikacji… Twoja firma może wręcz krzyczeć do internetowych cwaniaków „Hej, to są nasze tajne dokumenty! Sami Ci je wysyłamy! Nie musisz się nawet do nas włamywać. Po prostu je weź i zrób z nimi, co tylko zechcesz!”

Dlatego zachęcam Cię do uważnego przyglądnięcia się oprogramowaniu, z jakiego korzystają działy Twojej firmy. Lepiej zapobiegać teraz niż później tracić miliony na bolesne i mało skuteczne leczenie. Jeśli nikt w Twojej firmie nie ma odpowiednich kompetencji, aby sprawdzić programy i systemy pod kątem bezpieczeństwa, warto wtedy skonsultować się z zewnętrzną firmą programistyczną.

A jeśli chcesz mieć pogląd na temat obsługi takich systemów i aplikacji, przeczytaj nasz artykuł, w którym dokładnie omawiamy ten temat. Kliknij -> „Obsługa aplikacji stworzonych w Excel, Access, Visual Basic. Jak zrobić to w optymalny sposób?”

Artykuł Czy masz pewność, że systemy i aplikacje w Twojej firmie nie wysyłają Waszych tajnych dokumentów w świat? pochodzi z serwisu Atinea.

Jeśli miałbym zgadywać, to zapewne rozważałeś już co najmniej dwa rozwiązania:

• Zakup gotowego programu
• Zamówienie systemu napisanego dla Was od zera (dedykowanego)

Są to typowe sposoby radzenia sobie z przestarzałym systemem ERP w firmach produkcyjnych. Ale czy ktoś wspominał Ci o ich wadach? Czy ktoś sugerował Ci inne, lepsze rozwiązanie?

Ja znam takie rozwiązanie, które może Cię zaskoczyć swoją prostotą i skutecznością. Zacznijmy jednak od wad powyższych dwóch sposobów, bo ich zrozumienie jest kluczowe.

Wady gotowego programu

Kupno gotowego programu to proste i stosunkowo niedrogie rozwiązanie. Niestety pierwszy poważny problem pojawia się już na starcie: to Wy musicie dostosować się do programu, a nie program do Was.

To raczej niemożliwe, aby zakupiony program pracował zgodnie z Waszymi procedurami. Niemożliwym jest też, że pracownicy z dnia na dzień przyzwyczają się do niego. Czeka Cię więc niezły chaos w opracowaniu nowych metod pracy i szkoleniu pracowników.

Drugiej poważnej wady nie widać od razu, ale ujawni się ona w momencie, gdy będziecie potrzebować modyfikacji systemu. Będzie to niezwykle droga „zabawa”, bo system ten z definicji nie jest przystosowany do daleko idącej personalizacji. Ponadto, za kilka lat… ten system również będzie przestarzały. Co wtedy? Zakup nowego? Droga modernizacja?

Hmm… No to może zakup systemu pisanego pod Was będzie lepszym rozwiązaniem? Sprawdźmy to.

Wady systemu napisanego pod Was (dedykowanego)

System dedykowany to rozwiązanie idealnie dopasowane do Waszej firmy, stworzone według Waszych wytycznych… I bardzo, bardzo drogie. Napisanie sensownego systemu tego typu będzie oscylować w granicach 200-500tyś złotych… choć tutaj nigdy nie ma górnej granicy. Ponadto wdrożenie go zajmie niewiarygodnie dużo czasu – licząc zachowawczo, 2 lata to minimum.

Mamy więc wysoki koszt i bardzo długi czas oczekiwania. Czy coś jeszcze? Niestety tak. W tego typu projektach istnieje wysokie ryzyko niepowodzenia. W trakcie pisania systemu mogą wystąpić nieprzewidziane przeszkody lub wykonawca może źle oszacować projekt. Efekt? Otrzymasz niefunkcjonalny system, a w najgorszym przypadku zostaniesz z nim sam, bez żadnego wsparcia od jego twórców.

I także w tym przypadku, co zrobisz za kilka lat, gdy i ten drogi system okaże się przestarzały?

No cóż, to rozwiązanie jest również dalekie od ideału, ale… Nie może być przecież tak, że firmy skazane są wyłącznie na dwa, skrajnie nieskuteczne rozwiązania.

I na szczęście tak nie jest.

Optymalne rozwiązanie

A co, jeśli powiem Ci, że wcale nie potrzebujesz nowego systemu, aby Twoja firma kontynuowała swój dynamiczny rozwój?

Co, jeśli powiem Ci, że możesz rozwiązać problem z ERP-em już w kilka tygodni, bez chaosu w firmie i niższym kosztem?

Co, jeśli powiem Ci, że dzięki temu rozwiązaniu Wasz system ERP zawszebędzie aktualny?

Jest wysoce prawdopodobne, że rozwiązanie to będzie idealne dla Waszej firmy (bo jest bardzo uniwersalne). Ale my nigdy nie bazujemy na domysłach i współpracujemy tylko z ludźmi, którzy wiedzą czego chcą. Dlatego mam do Ciebie pytanie:

Chcesz pozbyć się problemu z systemem ERP i poznać nasz optymalny sposób na to?

Zatem musimy o tym krótko porozmawiać. Nie da się tego załatwić tak po prostu, pisząc o tym, bo w ten sposób mógłbym wprowadzić Cię w błąd. Muszę najpierw poznać sytuację w Twojej firmie oraz obecny stan Waszego systemu. Dopiero wtedy będę w 100% pewny, czy to optymalne rozwiązanie jest dla Was odpowiednie. I oczywiście opowiem Ci jak za jego pomocą rozwiążecie ten problem dużo lepiej, niż w przypadku tradycyjnych metod.

Będzie to w 100% bezpłatna konsultacja – bez żadnych późniejszych reklam, trików i innego badziewia.

Ja nazywam się Tomek Stachowicz i jestem wiceprezesem firmy Atinea Sp. z o.o.. Zrealizowaliśmy już ponad 200 projektów informatycznych dla małych, średnich i dużych firm. Uwierz mi, że dzięki temu doskonale wiem, jakie rozwiązania są najlepsze dla firm produkcyjnych, takich jak Twoja.

Więc jeśli jesteś zdecydowany i chcesz porozmawiać ze mną o Waszym systemie ERP, po prostu wypełnij poniższy formularz, a mój asystent umówi nas na rozmowę telefoniczną:

Artykuł Przestarzały system ERP blokuje rozwój Twojej firmy? pochodzi z serwisu Atinea.

Ambitny człowiek i projekt na boku

Zacznijmy od genezy problemu. Jest sobie firma, a w firmie jest dział, który nie narzeka na brak pracy. Budżet działu nie pozwala na zatrudnienie nowych osób, a pracy przybywa. Na szczęście w dziale pracuje pewien sprytny człowiek. Nie jest programistą, ale doskonale zna się na aplikacjach biurowych. Potrzeby w dziale wzrastają, dlatego konieczne jest podwyższenie wydajności. Co robi sprytny człowiek? Tworzy usprawnienia we własnym zakresie: przygotowuje proste szablony w Excelu, które ułatwiają obliczenia, katalogowanie lub obieg informacji. Firma kontynuuje rozwój. Potrzeby stają się większe. Z jego rozwiązań zaczynają korzystać inni pracownicy.

Okazuje się, że gość od Excela jest prawdziwym człowiekiem renesansu. Bez problemu dogaduje się z użytkownikami szablonów, które przygotował i dowiaduje się, w jaki sposób można je ulepszyć. I robi to. Nagle proste dokumenty wzbogaca o automatyzację, pojawia się Access, Visual Basic i inne, „dziwne” technologie.

Po kilku latach cały dział w firmie opiera swoją pracę na tym prostym niegdyś szablonie w Excelu, który obecnie…  Jest już zaawansowanym zestawem aplikacji i skryptów. Ich obsługa niekoniecznie jest intuicyjna, ale ludzie i tak są zadowoleni, bo nie muszą już wykonywać całej tej mozolnej pracy. To działa.

Wszystko to dzięki jednemu człowiekowi, który miał zapał i umiejętności, i wiedział jak je wykorzystać. Znał biznes, znał ludzi, znał technologie, a teraz… go nie ma. Odszedł z firmy? Przeszedł na emeryturę? Zachorował?

Pozostał po nim zestaw aplikacji, od którego zależy praca całego działu. A od pracy działu… zależy stabilność całej firmy. Raptem aplikacje stają się kluczowym czynnikiem, o który należy zadbać, aby zapewnić firmie bezpieczeństwo, ale…

Nikt nie wie, o co w tym wszystkim chodzi

Nikt nie potrafi ich obsłużyć. Nikt nie ma pojęcia, jak je konserwować i rozbudowywać. Co więcej – każdy boi się za to zabrać, żeby przypadkiem czegoś nie zepsuć.

Pokładasz nadzieję w programistach z działu IT (jeśli takowi pracują w Twojej firmie). Ci jednak umywają ręce – to nie ich projekt. Dlaczego mają nadstawiać karku za system, który jakiś człowiek stworzył sobie na boku? Poza tym nie mają na to czasu, zasobów ani wiedzy. Ich rozwiązanie jest proste – kupmy nowy system od dostawcy, który zapewni mu obsługę i wsparcie.

Jednak to nie wchodzi w grę. Poszukiwanie dostawcy, tworzenie specyfikacji, analiza potrzeb i wymagań, analiza biznesowa, zorganizowanie pieniędzy… To wszystko ciągnie się miesiącami, a dodać do tego czas na wdrożenie i optymalizację systemu i ostatecznie, w optymistycznej wersji nowy system będzie gotowy za 2 lata. Tymczasem zmiany w obecnych aplikacjach muszą być robione na bieżąco: bo zmieniają się przepisy, formaty danych ulegają zmianie, zmieniają się potrzeby lub… Twoje aplikacje mogą po prostu się zepsuć.

A może by tak zatrudnić człowieka, który zapanuje nad tym wszystkim? Rozwiązanie to wydaje się optymalne, ale… Dział IT uzna, że jeden człowiek to za mało – potrzebujecie co najmniej trzech, bo mało kto będzie w stanie zrozumieć działanie Waszego „dziwnego” systemu w pojedynkę. Tylko skąd wziąć na to pieniądze? I drugie pytanie: czy ci ludzie faktycznie będą chcieli w tym grzebać?

Sytuacja skrajnie nieciekawa. Co zrobić w takim przypadku?

Mamy rozwiązanie tego problemu

Znamy dziesiątki podobnych historii. Znamy je, bo odbyliśmy mnóstwo rozmów z klientami, którzy nie mogli poradzić sobie z obsługą tego typu aplikacji w swojej firmie. Poszukiwali rozwiązania, które będzie pewne i skuteczne, i nie zrujnuje ich finansowo, i…

Znaleźli je u nas.

Jako jedni z nielicznych (być może jedyni?) na Polskim rynku IT zajmujemy się obsługą takich przypadków. Na stałe zatrudniamy ekspertów od starych technologii, takich jak Visual Basic, Access, Excel, DOS i inne. Możemy przytoczyć wiele przykładów, kiedy nasza usługa oszczędziła klientom mnóstwo nerwów, czasu i pieniędzy. Działamy w oparciu o autorskie procesy przejęcia, modernizacji i utrzymania systemów oraz aplikacji. Nie tylko zapewnimy stabilność działania Twojej firmie, ale też rozbudujemy i unowocześnimy Wasz obecny zestaw skryptów i aplikacji.

Co więcej, nasi programiści to prawdziwi eksperci. Pracują wydajniej, uczą się szybciej, a koszt ich zatrudnienia paradoksalnie jest niższy niż koszt pracy słabych programistów. W miejsce jednego naszego eksperta, należałoby zatrudnić 2-3 przeciętnych pracowników, aby osiągnąć podobne rezultaty. Dlatego zatrudniamy wyłącznie najlepszych.

Skorzystaj na tym, tak jak zrobili to inni

Jeśli potrzebujesz kogoś, kto pomoże Ci rozwiązać podobny problem w Twojej firmie, to trafiłeś we właściwe miejsce. Dla potwierdzenia, oto kilka firm, które skorzystały z naszej usługi utrzymania systemu oraz ich opinie o naszej pracy:

Skontaktuj się z nami. Chętnie poznamy Twoją sytuację. Zaproponujemy Ci rozwiązania dopasowane konkretnie do potrzeb Twoich i Twojej firmy.

Umów się na niezobowiązujące spotkanie lub rozmowę telefoniczną i dowiedz się, jak możemy Wam pomóc rozwiązać ten problem.

Skorzystaj z poniższego formularza lub zadzwoń do naszego sekretariatu i ustal termin rozmowy.

PS: Mamy dla Ciebie jeszcze kilka innych artykułów, które mogą Cię zaciekawić:

Jak we właściwy sposób odbierać kody źródłowe, aby uniknąć poważnych problemów z rozwojem systemu?

Stare systemy – lepiej utrzymywać, czy przepisać na nowe technologie?

Artykuł Obsługa aplikacji stworzonych w Excel, Access, Visual Basic. Jak zrobić to w optymalny sposób? pochodzi z serwisu Atinea.

Jeśli spytać programistów, którą z opcji należy wybrać, raczej nie będą mieli wątpliwości. “Napiszmy system od nowa, ale lepiej niż to zrobili poprzednicy. Użyjmy nowych technologii, które dobrze znamy, poprawmy przy okazji architekturę systemu, a stary system zaorajmy. Dzięki temu będziemy mogli wreszcie przeczyścić listę błędów, zaimplementować nowe funkcje, o które biznes dopomina się od miesięcy, a na deser dorzucimy trochę wodotrysków w interfejsie użytkownika.” Korzyści z takiego scenariusza są jasne – dział IT odzyska sprawność wprowadzania zmian w systemie, pojawią się nowe możliwości integracyjne oraz rozwiążemy problem przestarzałości rozwiązania na wiele lat.

Jednak kierownik IT zwykle nie będzie aż tak entuzjastycznie nastawiony do tego pomysłu. Przede wszystkim będzie potrafił sobie wyobrazić spojrzenie właściciela biznesowego systemu, któremu powie: “co prawda od wielu miesięcy czekacie na realizację swoich pilnych zgłoszeń, ale zaakceptujcie teraz ten kilkusettysięczny budżet, a już za rok… no, góra dwa, będziemy mogli je dla was wykonać”. Poza tym będzie wiedział – szczególnie, jeśli miał już doświadczenie z podobnymi projektami – że koszt ponownej implementacji i czas do uruchomienia produkcyjnego są zazwyczaj znacznie niedoszacowane.

Z drugiej strony scenariusz budowy zespołu, który zajmie się utrzymaniem i rozwojem kodu obecnego systemu, też nie rysuje się optymistycznie. Oczywiście w przypadku sukcesu korzyści są warte wysiłku. Dział IT może w krótkim czasie zająć się naprawą najbardziej uciążliwych błędów i realizacją nowych potrzeb biznesu. Ponadto koszty usprawniania i rozwoju stabilnego systemu zwykle stanowią niewielki procent kosztu jego wytworzenia, więc zorganizowanie budżetu w firmie staje się o wiele łatwiejsze. Jednak droga do tego sukcesu wydaje się znacznie bardziej stroma niż w wariancie ponownej implementacji systemu. Najpierw trzeba znaleźć programistów, którzy będą mieli chęć i kompetencje do zagłębienia się w dziesiątki tysięcy linii kodu, do których nie ma za bardzo dokumentacji. Już samo to jest wyzwaniem, a jeśli do tego dodamy fakt, że zwykle kod jest napisany w starszym języku programowania i przy użyciu nierozwijanych już bibliotek i narzędzi, to sytuacja staje się naprawdę trudna. Potem wcale nie jest łatwiej, bo taki zespół trzeba utrzymać, a na tak konkurencyjnym rynku znacznie lepiej w CV prezentuje się “tworzenie nowej aplikacji mobilnej w React Native” niż “poprawianie błędów w starym systemie w Visual Basic 6”.

Jak zatem poradzić sobie z problemem rozwoju systemu, gdy oba scenariusze generują znaczne trudności? Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że w dłuższej perspektywie aktualizacja technologiczna jest konieczna, gdyż z każdym rokiem koszt wspierania starych rozwiązań będzie rósł, a możliwość ich dostosowania do zmieniających się potrzeb biznesu będzie malała. Istotne jest jednak, żeby do takiego projektu zorganizować zespół, który nie tylko będzie posiadał odpowiednie kompetencje techniczne, ale będzie też dobrze znał realne potrzeby biznesowe, które stoją za systemem.

I tu dochodzimy do sedna sprawy, bowiem najlepszym sposobem pozyskania tej wiedzy merytorycznej jest… spędzenie kilku miesięcy na utrzymaniu i rozwoju starego systemu. Tak przeszkolony zespół będzie znacznie lepiej przygotowany do realnego zaplanowania migracji technologicznej. Będzie też w stanie po partnersku rozmawiać z biznesem o potrzebach i odróżniać usprawnienia uzasadnione biznesowo od wymagań z kategorii “nice to have”, które są kosztowne, ale nie wnoszą wiele wartości.

Takie podejście pozwoli uzyskać korzyści z obu opisanych wyżej scenariuszy – w krótkiej perspektywie będzie można na bieżąco reagować na błędy i potrzeby zmian, a w dłuższej rozwiązać problem długu technologicznego i zwiększyć możliwości rozwoju i integracji. Równocześnie zniknie część problemów – dobrze przygotowany zespół uniknie nadmiernego optymizmu w planowaniu migracji, biznes będzie widział bezpośrednie efekty z budżetu, programiści nie będą rozglądać się za ofertami pracy z ciekawszymi technologiami. Nadal jednak pozostaje kwestia, jak zorganizować odpowiednie osoby do takiego zespołu. Na pewno istotne jest, żeby składał się z osób, które są chętne do nauki nowych rzeczy, zarówno w obszarze technologii jak i wiedzy biznesowej. W przypadku programistów bardziej niż np. 10 lat doświadczenia w tworzeniu systemów CRM w JEE na Oracle’u, liczy się obycie z różnymi językami i narzędziami oraz zdolność pracy na cudzym kodzie. Wybranie odpowiednich osób z mnogości ofert na rynku nie jest zadaniem łatwym, jednak możliwym – ale to już temat na osobny artykuł. Zawsze też można skorzystać ze wsparcia zewnętrznych firm, które wezmą tą kwestię na siebie.

Artykuł Stare systemy — lepiej utrzymywać czy przepisywać na nowe technologie? pochodzi z serwisu Atinea.