Zamówienie systemu bez stałego nadzoru i supportu ze strony jego wykonawcy to kusząca oszczędność. Wydaje się, że jest to zbędna usługa, ponieważ system działa, jest dopracowany i nie ma z nim problemów. A jeśli nawet jakieś się pojawią, to wystarczy telefon do wykonawcy i on naprawi je od ręki. Tak niestety się nie dzieje.

Systemy IT pisane na zamówienie, to rozbudowane oprogramowanie. Często składa się z wielu modułów i napisane jest w różnych technologiach. Jest to produkt jedyny w swoim rodzaju. Jest skomplikowaną masą kodu, której zrozumienie wymaga nie lada wysiłku, ponieważ nie ma w nim elementów powtarzalnych. Z tego powodu, jeśli nie zdecydujesz się na wsparcie i obsługę ze strony wykonawcy systemu… narażasz się na spore wydatki w przyszłości. A oto dlaczego.

Wykonawca traci motywację – wersja łagodna

Każdy dostawca oprogramowania czerpie zyski z jego tworzenia, a następnie z obsługi stworzonego systemu. Jeśli klient nie chce skorzystać z jego wsparcia, wtedy wykonawca traci motywację do dalszej współpracy. Owszem, po kilku tygodniach lub miesiącach może być w stanie Ci pomóc, gdy z systemem dzieje się coś złego. Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że programiści odpowiedzialni za Twój system nadal u niego pracują i nadal dysponują wiedzą na temat działania Twojego systemu. Jeśli wykonawca wykaże się dobrą wolą, wtedy pomoże Ci rozwiązać problem i wszystko będzie ok. To jest optymistyczny scenariusz i nie jest powiedziane, że zawsze tak będzie. A z pewnością takie sytuacje będą należeć do rzadkości w drugim przypadku, który opisuję poniżej.

A teraz wersja drastyczna (i wcale nierzadka!)

Twój system działa stabilnie już co najmniej od dwóch lat, a Ty nie korzystałeś z wsparcia dostawcy – bo i po co? Wszystko gra, wszystko funkcjonuje, więc za co miałbyś mu płacić? Sielanka trwa do momentu, gdy pojawia się pierwsza, poważna awaria. Od razu rozwieję Twoje nadzieje: nie łudź się, że w Twoim przypadku ten dzień nigdy nie nastąpi. Awaria systemu to tylko kwestia czasu – wie to każda dobra firma programistyczna i ma na to odpowiednie procedury. Dzięki nim system można łatwo odtworzyć z kopii zapasowej, a w międzyczasie naprawić błąd, który powodował usterkę i wszystko wraca do normy.

Pewnego dnia system się „zawalił”. Naturalną reakcją w takiej sytuacji jest skontaktować się z jego wykonawcą. Niestety, z rozmowy dowiadujesz się, że wykonawca nie jest zainteresowany dalszą współpracą z Twoją firmą.

Dlaczego? Oto potencjalne powody:

• Wykonawca nie chce dalszej współpracy, ponieważ nie posłuchałeś jego rad o konieczności obsługi Twojego systemu (najmniej prawdopodobne)
• Programiści odpowiedzialni za wykonanie systemu dla Ciebie już u niego nie pracują (duże prawdopodobieństwo)
• Wykonawca musi ponieść duże nakłady czasu, aby na nowo nauczyć się Twojego systemu, a Ty nie zgadzasz się z jego wyceną (większość przypadków)
• Wykonawca nie widział interesu w opłacaniu swoich pracowników z własnej kieszeni, aby oni pozostali na bieżąco z funkcjonowaniem Twojego systemu (jak wyżej)

Co możesz zrobić w tej sytuacji? Albo zapłacić odpowiednio więcej i nakłonić wykonawcę do współpracy, albo… skorzystać z usług innej firmy programistycznej i zapłacić krocie za usunięcie jednej, być może błahej usterki.

Korzyści z regularnej obsługi systemu IT

Wszystkiego tego da się uniknąć, współpracując regularnie z wykonawcą systemu lub zatrudniając do tego inną firmę, kiedy system jeszcze działa sprawnie. Szybka i niedroga naprawa usterek nie jest jedynym uzasadnieniem dla takiej współpracy… jest ich całe mnóstwo!

Każdy system IT wymaga regularnej obsługi, ponieważ:

• Technologie się starzeją
• Zabezpieczenia stają się nieaktualne
• System wymaga optymalizacji
• W kodzie są błędy, które należy naprawić (w każdym kodzie są takowe)
• Zmieniają się procedury, jednostki lub miary i należy dostosować system do nowych wymogów
• Należy regularnie tworzyć kopie zapasowe systemu i danych
• Kwestią czasu jest, aż pojawią się usterki i przerwy w działaniu systemu

To kwestia krytyczna dla Waszego działu lub firmy, aby kontynuować taką współpracę z wykonawcą systemu. Fakt – jest to dodatkowy koszt, ale masz go pod kontrolą. Z reguły tego typu współpraca polega na ustaleniu miesięcznego pakietu godzin i realizowaniu prac obsługowych w ramach tego pakietu. My tak robimy – zarówno tworząc systemy na zamówienie, jak i obsługując systemy po innych wykonawcach.

Długofalowa współpraca to oszczędność czasu i nerwów

Regularna współpraca to jedyny sposób, dzięki któremu powyższe problemy nigdy Cię nie spotkają. W długofalowym rozrachunku Twoja firma wyjdzie na tym na plus, ponieważ umawiasz się na stałe koszty obsługi i żadne awarie nie będą zagrożeniem dla Twojego budżetu… Zupełnie przeciwnie do sytuacji, gdy system nie był obsługiwany, a Wy na szybko potrzebujecie firmy, która „postawi go na nogi” – wtedy koszty rosną lawinowo, bo nie tylko musicie opłacić firmę IT, ale też marnujecie pieniądze ze względu na przerwę w działaniu systemu.

Stała obsługa systemu to niezwykle ważna kwestia i nie można jej ignorować.

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chciałbyś dowiedzieć się o nim więcej, chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Być może aktualnie żadna firma nie zajmuje się obsługą Waszego systemu i chcesz porozmawiać z nami o najlepszych rozwiązaniach dla Waszej sytuacji? W każdym przypadku skorzystaj z poniższego formularza kontaktu. Nasze konsultacje są darmowe i do niczego nie zobowiązują. Po prostu zadzwoń lub wyślij nam wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą, aby omówić interesujące Cię tematy.

Skontaktuj się z nami: atinea@atinea.pl